¿Cómo llegar a ser un organizador de eventos?

Si eres una persona muy sociable, a la que siempre le ha gustado organizar eventos con los amigos, o fiestas, a lo mejor tu vocación es la de organizador de eventos. Este curioso trabajo requiere de una serie de procesos para llevarla a cabo y aquí te mostraremos lo que debes hacer para dedicarte a ello.

Tienes que saber que este trabajo cada vez esta más demandado, ya que en el mundo empresarial los eventos han experimentado una escalada progresiva, llegando a ocupar un lugar preeminente dentro de su agenda. El marketing y las relaciones públicas son muy necesarias hoy en día para que una empresa triunfe. Estamos en el siglo de las comunicaciones y es necesario por parte de las empresas estar siempre bien posicionadas; esto, en parte, se consigue mediante buenos eventos. Las empresas empiezan a destinar un 3,8% de su presupuestos para sus fiestas. En consecuencia, las agencias de este sector deberán aumentar en un 10,1% su plantilla para hacer frente a la creciente demanda, así que, si estás pensando dedicarte a este ámbito, es tu momento.

¿Qué funciones realiza un organizador de eventos?

Básicamente, un profesional de la organización de eventos se dedica a diseñar, planificar y coordinar los eventos que se le encargue. Estos eventos tendrán que cumplir con los objetivos de la empresa contratante, además de conseguir llegar a las expectativas de los invitados. De esta manera, dejamos una lista de las funciones que debe realizar este profesional.

Planificación del evento

Lo primero que debe saber un organizador de eventos antes de diseñar el evento es a quién va dirigido este y una vez se haga un análisis en profundidad de los perfiles que acudirán, el organizador elaborará el plan de actuación. Debe contratar a los proveedores y los servicios necesarios para llevarlo a cabo. Además, deberá elegir con exactitud la mejor localización, decoración y menú que se va a degustar. Pero tendrás que saber que muchas veces los planes no salen como se diseñan, así que tienes siempre que disponer de distintas alternativas, de esta manera, si falla una, no tendrás que cancelar el evento y tu trabajo tendrá éxito.

Publicitar el evento

Para que un evento tenga éxito es necesario que sea publicitado. Debe llegar a los oídos de todas las personas que el cliente desee que formen parte del evento: recuerda que estas veladas están pensadas para hacer negocios la mayoría de las veces, así que es importante contar con la presencia de las personas adecuadas. Algunas veces el organizador deberá buscar patrocinadores para estos eventos, así que el don de la palabra será indispensable para llevar esta tarea a cabo.

Coordinar a los profesionales implicados

El organizador deberá tener a todos los actores controlados y dejar claro la labor de cada persona en el evento. Es necesario que no haya nada al azar. Estos eventos tienen que funcionar como un reloj, todo debe ir de manera cronometrada. Como organizador de eventos debes saber que mucha gente estará trabajando para ti, por lo que debes coordinar a gran cantidad de personas: los empleados del evento, los proveedores, los anfitriones e, incluso, a los invitados. Tendrás mucha carga y mucha responsabilidad, por tanto, el orden es verdaderamente necesario en este tipo de trabajo; así como también resultará esencial que sepas gestionar tus emociones: no puedes dejar que el estrés o los nervios se adueñen de ti.

Gestionar los recursos

Las empresas destinan un presupuesto para los eventos que deberás respetar y saber gestionar bien. Debes distribuirlo con inteligencia, de manera que en tu evento no falte nada, ya que tienes que cumplir los objetivos que te marca la empresa. Diseña un plan de gastos: así sabrás a qué destinar los fondos y los costes se ajustarán al presupuesto establecido.

Supervisión de la ejecución

Lógicamente, después de planificar y coordinar todo el evento, tu labor debe centrarse en supervisar todos los preparativos y la ejecución del evento, para que vaya según lo previsto. Si surgiera algún problema debes actuar con rapidez, para solucionarlo de manera eficaz y que no noten la diferencia los clientes y los invitados.

Entonces, ¿qué debo estudiar?

No existe una carrera específica para esto. Cualquier carrera de ciencias sociales puede valer si tu destino es el de organizador de eventos. En las ramas de ciencias sociales adquirirás habilidades comunicativas, directivas y de planificación.

Las carreras de Marketing y Publicidad puede ser una buena alternativa. No obstante, sí que encontrarás másteres que te permitan centrarte en esta disciplina: cursos que imparten el contenido necesario para ser organizador de eventos. Sin embargo, estos másteres pueden despertar diversas dudas, como conocer las diferencias entre un máster y un posgrado, o qué ventajas tiene estudiar un máster semipresencial. Si es tu caso y quieres tenerlo todo más claro, pincha en nuestros artículos en los que te explicamos todo lo que necesitas saber.

Tanto de manera presencial, como online, tendrás muchas opciones de especialización en este sector. Si tu deseo es dedicarte a ser organizador de eventos en el futuro, te recomendamos que realices algunos de estos cursos, de esta manera, tu currículum será de los más completos que existan en el mercado y ya sabemos que las empresas buscan siempre a las personas más capacitadas. También es muy importante la formación continua del organizador, pues las comunicaciones van cambiando y hay que avanzar junto a ellas con nuestra forma de trabajo y adaptarnos a las trasformaciones de la sociedad. Está en tus manos que siempre seas una opción vigente y no quedarte obsoleto.