Registro de jornada laboral: Normas de aplicación, requisitos y sistemas de uso

En el contexto de un trabajo, es importante tener en cuenta diversos factores, tales como la capacidad de trabajo en equipo, realizar tus cometidos con eficiencia, la educación, el hecho de ser proactivo, etc. Otro de los puntos que se deben atender con especial cuidado es la puntualidad y, dentro de esta cualidad, entra en juego el motivo del artículo de hoy.

Es importante registrar la hora de entrada, pero también la de salida. En el caso de no llevar un adecuado control de los tiempos, puede haber problemas que terminen en un posible despido. De este modo, adquiere protagonismo el modelo de registro de jornada laboral y hoy vamos a explicar todo lo que necesitas saber acerca de su funcionamiento: requisitos básicos, normativa a aplicar y sistemas de uso. ¡Empezamos!

Ventajas y requisitos del registro de la jornada laboral

En el momento en el que conseguimos un trabajo, es esencial saber en qué momento se entra y cuándo de sale. No se trata de someternos a un control porque sí, sino para tener conocimiento acerca de si cumplimos adecuadamente nuestra jornada laboral o no. En el caso de no llevar un control de los tiempos, podríamos tener problemas que podrían terminar en despido en el caso de que surgiera algún tipo de duda, ya que sería nuestra palabra contra la de la empresa. Además del despido, otras consecuencias negativas serían la reducción de nuestro salario o nuestra propia reputación.

Por otro lado, otro aspecto a tener en cuenta viene de la mano de las horas extra. En el caso de que usemos mayor número de horas que las que tenemos asignadas en nuestra jornada para adelantar trabajo o para echar una mano en un momento determinado, es importante que quede registrado en algún sitio con el fin de que se nos puedan compensar en términos de dinero o de tiempo. Por otro lado, no llevar un adecuado control de los tiempos puede afectar al registro del rendimiento de los trabajadores.

De esta forma, se hace necesario contar con un registro de la jornada laboral que evite los problemas que hemos señalado, al tiempo que también los dueños del negocio o empresa podrán comprobar el nivel de trabajo y rendimiento de sus empleados. Además, este registro también evitará otro de los grandes problemas que ha acompañado a los trabajadores durante años: la explotación. Sin un registro, es muy difícil determinar las horas de trabajo realizadas por los empleados, de manera que el empresario podría abusar de ese tiempo fácilmente.

Normativas a aplicar

Tal y como sucede con la documentación en general, a la hora de aplicar el registro de la jornada laboral es importante tener en cuenta que debe estar regulado por una normativa legal. A partir del 8 de marzo de 2019 se aprobó un decreto ley con la normativa para el registro de la jornada laboral. Es más, dentro de este contexto, la última reforma del Estatuto de los Trabajadores señala la obligatoriedad, por parte de los empresarios, de llevar un adecuado control y registro de las horas trabajadas por los empleados. Además, el Estatuto no distingue entre tipos de contratos, el registro del tiempo laboral se debe llevar a cabo con todos los trabajadores, sin distinciones de ningún tipo.

En el caso de que quieras saber exactamente qué es lo que dice la la ley al respecto, puedes acceder al BOE, en el apartado 9 del artículo 34.

Este fragmento de la ley señala la obligatoriedad de la jornada laboral, que debe permanecer en la empresa durante un periodo de 4 años. Por otro lado, este registro debe ser accesible por parte del trabajador, de las organizaciones sindicales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La necesidad de llevar a cabo esta reforma legal vino de la mano de los problemas derivados de las horas extra. Este conflicto se agudizó entre los años 2008 y 2016. La tendencia que se observaba era que, cada vez, se pagaban a un menor importe las horas extraordinarias.

El problema surgió del hecho de que no se registraban las horas que se trabajaban fuera de la jornada de trabajo. Los empleados empezaron a sentirse explotados de alguna forma. El máximo de horas que se debe trabajar es de 9 horas y con un mínimo de 12 horas entre jornadas.

Privacidad

En los últimos años se ha puesto sobre la mesa otro tema importante para los trabajadores (y para las personas en general): la privacidad.

Con el auge de Internet y la comercialización de nuestros datos, se ha hecho necesario legislar también respecto a este tema, y para ello se ha actualizado y adecuado a los estándares europeos, la ley general de protección de datos.

Este ámbito también es esencial en el registro de la jornada laboral: hay que proteger el derecho a la protección de los datos. Todo esto viene regulado en el artículo 4 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), a nivel europeo.

Los actuales sistemas de registros de jornada laboral se basan en una arquitectura informática que precisa de tarjetas o datos biométricos para llevar a cabo el fichaje. En este último caso, el reglamento europeo señala que ese tipo de datos son de "especial protección" por tratarse de datos muy sensibles. De este modo, este tipo de sistemas deben cumplir de manera adecuada con los requisitos legales establecidos en la Ley Orgánica 3/2018 del 5 de diciembre de ese año, sobre la protección de los datos personales y la garantía de los derechos digitales, y en el reglamento europeo.

Sistemas para el registro de la jornada laboral

Tal y como hemos señalado en el apartado anterior, las empresas deben cumplir con lo establecido en la ley para el registro de la jornada laboral. Todo esto tiene que ver, especialmente, con los sistemas de recogida de datos, que suelen ser informáticos y, por tanto, deben adecuarse a los estándares y medidas establecidos en la ley de protección de datos.

Existen dos tipos de sistemas para el registro de la jornada, a saber:

• Registro por escrito: Dentro de las empresas pequeñas, es decir, que no cuentan con una plantilla demasiado grande de personal, se suele utilizar el registro por escrito, que no necesita sustentarse en ningún esquema informático. El trabajador tan solo tiene que escribir su hora de llegada en un documento habilitado al efecto, y después escribir su hora de salida. Este tipo de registro es normal en el sector de la construcción.
• Registro electrónico: Las empresas grandes se basan en este tipo de sistemas informáticos para el registro de la jornada laboral, que incluyen desde tarjetas inteligentes, pasando por escaneo de huella dactilar o iris, entre otros.