Mejores herramientas de organización del teletrabajo

Desde el 2020, hemos tenido que cambiar muchos aspectos de nuestra vida a raíz de la COVID. Nos hemos visto obligados a adaptarnos a nuevas formas de socialización, de educación, de ocio o, en lo que nos queremos centrar hoy, de trabajo. El teletrabajo ha sido durante más de un año el fiel compañero de muchas personas, pero esta forma de empleo no se trata de algo del pasado, pues llegó para quedarse. Hoy en día, gran parte de empresas o puestos de trabajo han conservado la opción (u obligación) de teletrabajar.

Si tu empleo es uno de estos que aún conservan el teletrabajo, con sus ventajas e incovenientes, te ofrecemos algo que te va a interesa y te va a ser muy útil en tu día a día: las mejores herramientas de organización del teletrabajo.

Herramientas de organización

Al tratarse de un trabajo que realizas en tu propio hogar, la organización cobra un protagonismo importante. Deberás establecer un horario o agenda para diferenciar las horas de trabajo con las horas libres, pues en muchos casos podrás mezclar actividades del trabajo con otras de fuera de él y se puede producir un caos. Además, al no estar físicamente en el entorno laboral, junto con más compañeros, jefes, etc., puede resultar más fácil olvidar cualquier tarea, actividad o evento. Así que aquí te presentamos varias herramientas para que esto no te suceda y que cumplirán la función de agenda.

Asana

Con Asana se acabaron los problemas de olvidar las citas importantes o tareas que tienes que hacer. Con esta plataforma podrás organizar el trabajo para que tu equipo sepa qué hay que hacer, por qué su trabajo es importante y cómo debe proceder para lograrlo. Podrás agrupar todo el trabajo de un equipo en un mismo lugar y, además, te permitirá automatizar el trabajo rutinario, es decir, podrás dejar que Asana se ocupe del trabajo repetitivo para que puedas dar todo de ti.

Trello

En este caso, Trello también te ayudará en tu trabajo en equipo, a través del uso de tarjetas, listas y tableros. Estos los podrás utilizar como punto de partida para crear asignaciones de tareas, cronogramas, métricas de productividad y calendarios, además de añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento y mucho más.

ActiveCollab

A pesar de que esta página se encuentre en inglés, estamos seguros de que esto no supondrá un problema para ti. Esta herramienta ofrece un total control sobre tus tareas: tendrás la posibilidad de automatizar tu trabajo, organizar tu equipo y asegurar una colaboración por igual de todos los miembros, te facilita el contacto con tus clientes, mantener todos los gastos de la empresa bajo control, organizar tus proyectos en una tabla o cronograma, etc. ActiveCollab te será muy útil en el reparto de tareas a los miembros de un equipo y facilitará saber quién hace qué, para qué fecha o de qué manera.

Herramientas para guardar archivos

Al trabajar en una oficina o despacho, siempre tendrás la oportunidad de guardar todos tus documentos en espacios destinados a ello, sin embargo, puede que en casa no cuentes con el suficiente espacio para esto. Además, con las tecnologías existen numerosas opciones para poder guardar estos archivos en tu ordenador o memorias extraíbles y, de este modo, ahorrar también en papel.

Google Drive

El todopoderoso Google cuenta con gran cantidad de herramientas que nos serán muy útiles para nuestro trabajo. Algunas son más conocidas que otras, pero todas ellas se convertirán en tu mejor aliado durante el trabajo. Google Drive es una de ellas y te permitirá guardar y compartir con otros usuarios cualquier documento a través de la nube, además, podrás acceder a estos estés donde estés, solamente iniciando sesión en tu cuenta.

Dropbox

Muy parecida a la herramienta anterior encontramos Dropbox. Con ella podrás almacenar documentos en la nube y compartirlos con los usuarios que desees, además, tendrás la oportunidad de crear copias de seguridad de fotos, vídeos, documentos y lo que tú quieras. Dropbox te ayudará a coordinarte con tu equipo y a avanzar tus proyectos con las herramientas que usas a diario.

WeTransfer

En este caso, WeTransfer no te permitirá almacenar archivos en la nube, sino que te ayudará a compartirlos con otros usuarios. Lo que hace especial a WeTransfer es que facilita enviar documentos pesados, aquellos que no podrás mandar a través del correo electrónico. Sin embargo, deberás tener en cuenta que una vez que pasen 7 días desde que mandas (o te mandan) este documento, ya no lo podrás descargar, pues desaparece de la nube. Así que deberás guardar este archivo en cuanto lo recibas.

Herramientas de comunicación online

Otro aspecto a tener en cuenta en el teletrabajo es la comunicación. En cualquier empleo, sea del formato que sea, tendrás que estar continuamente en contacto con otras personas para asegurar el buen desarrollo y progreso de tu trabajo. Por ello, en el teletrabajo también es fundamental la comunicación con los demás, a pesar de estar en casa. Las herramientas de videollamadas o videoconferencias han sufrido un significativo ascenso a partir del confinamiento y a continuación te ofrecemos algunas de las que podrás utilizar en tu caso.

Skype

Quizá ya conocías Skype, pero puede que no supieses la cantidad de facilidades que te brinda. No solo tendrás la oportunidad de realizar videollamadas con un máximo de 50 personas, sino que también cuenta con un chat con el que no perder el contacto en ningún momento con el resto del equipo. Además, en estas videollamadas tendrás la oportunidad de habilitar subtítulos para que el idioma no sea un problema para ti ni el resto de tus compañeros. Esta aplicación la podrás disfrutar en tu ordenador o en cualquier dispositivo electrónico.

Slack

A pesar de ser menos conocida, Slack ofrece también una gran cantidad de ventajas para poder llevar a acabo la comunicación de tu empleo. Se trata de una alternativa al correo electrónico y cuenta con un chat que te permitirá comunicarte tanto con una persona individual, como con un determinado equipo de personas, a través de sus canales. Además, podrás realizar videollamadas a través de las herramientas de Google.

Google Hangouts

Como decíamos anteriormente, Google ofrece muchas ventajas para nuestros negocios y una de ellas es Google Hangouts. Esta te servirá para realizar videollamadas y mantener conversaciones por chat. Las conversaciones se archivan en la nube permitiendo sincronizarlas entre diferentes dispositivos, además, desde el propio programa se pueden realizar llamadas y enviar SMS a móviles sin esta plataforma.

Herramientas para almacenar contraseñas

Un aspecto muy tenido en cuenta en el teletrabajo es la seguridad. Al conectarse todos estos teletrabajadores a las redes de sus casas o desde sus propios ordenadores, la seguridad desciende y pueden producirse jaqueos y robos de información más fácilmente. Por ello, será muy importante que cuentes con aplicaciones que te permitan trabajar de forma segura y tranquila, como aquellas que te ayudan en la gestión de tus contraseñas.

LastPass

Esta herramienta se diseñó para poder recordar todas las contraseñas de tu ordenador y no olvidar ninguna, de una manera segura. Por otro lado, también rellenará automáticamente todos los datos de pago y envío cuando quieras hacer una compra o almacenar registros digitales de todos los ámbitos. 

Dashlane

Con Dashlane podrás tener todas tus contraseñas e información importante en un lugar que solo controlarás tú. También te permite cambiar tus contraseñas antiguas y débiles por otras seguras fácilmente.

Keeper

Esta última herramienta que os presentamos se trata de uno de los gestores de contraseñas mejores valorados en cuanto a la protección de los usuarios de las filtraciones relacionadas con las contraseñas y las ciberamenazas. Se trata de una aplicación fácil de usar que ofrece seguridad de primer nivel y asistencia constante.